Klantcase Sherpa

logo SherpaSinds 2015 maakt Sherpa gebruik van de track-and-trace dienstverlening van RAM Mobile Data. In deze klantcase wordt duidelijk hoe Sherpa de keuze heeft gemaakt voor RAM, hoe het ritregistratiesysteem wordt gebruikt en wat het tot nu toe opgeleverd heeft.

Wat doet Sherpa?

Sherpa biedt flexibele personeelsinzet voor opdrachtgevers in de sectoren productie, logistiek, agri en food. Werving en selectie van de internationale arbeidskrachten uit Polen vindt plaats via een van de vier kantoren in Polen. Sherpa staat daarnaast voor de integrale aanpak. Door de focus te leggen op multi-inzetbaarheid van medewerkers en het integraal benaderen van werkprocessen  zien ze kansen tot optimalisatie en efficiëntieverbetering van het productieproces van de klant. Om deze kansen te benutten werken ze met een kerngroep van multi-inzetbare medewerkers. Medewerkers die flexibel zijn in werktijden maar ook in werkzaamheden.

In het voorjaar 160 voertuigen op de weg met wisselende bestuurders

Peer Renders, Sherpa

Met name in de sector agri hebben ze te maken met seizoensgebonden werk. Hierdoor fluctueert de grootte van de pool van arbeidskrachten door het jaar heen. In het hoogseizoen heeft Sherpa tot wel 1.500 krachten aan het werk, waarvan zij ongeveer 1.000 mensen zelf huisvesten. Voor deze mensen wordt tevens vervoer naar het werk georganiseerd. Sherpa wil hier zo flexibel en efficiënt mogelijk mee omgaan, door niet alleen gebruik te maken van leasewagens, maar bijvoorbeeld ook leasefietsen en eigen busvervoer. Het wagenpark wordt in het najaar teruggebracht van 160 naar 120 voertuigen en in het voorjaar weer opgeschaald naar 160 voertuigen. Hetzelfde geldt voor de huisvesting: deze schaalt ook flexibel mee.

Peer Renders (zie foto), Medewerker Fleet & Facility Support, is verantwoordelijk voor dit gehele proces van wagenparkbeheer tot huisvesting. Aan hem de taak om de inzet te monitoren en waar nodig bij te sturen.

Wat zocht u in een leverancier/ oplossing?

Sherpa agriDoordat er niet privé gereden mag worden met de 160 voertuigen van Sherpa, was het voorheen een heel karwei om dit bij te houden. De kilometerregistratie voor de fiscus werd op papier bijgehouden. Aangezien de auto’s over 10 parken in Nederland verspreid staan, was het tevens moeilijk om te achterhalen waar de auto’s zich bevonden, wie er in reed en of ze niet privé werden gebruikt. In het geval van Sherpa is het bijhouden van de rittenadministratie nog een stukje moeilijker, omdat de leasewagens niet tijdens het gehele leasecontract aan één bestuurder worden toegewezen. De bestuurder kan, in verband met de werkzaamheden, per kwartaal, maand of zelfs week wisselen.

Badge SherpaDe eisen voor de gewenste oplossing

Vanwege deze problematiek is Peer Renders in 2014 op zoek gegaan naar een gerichte oplossing, die aan diverse eisen moest voldoen:

  • Meten van rijgedrag;
  • Flexibel gebruik van de abonnementen door seizoenswerk;
  • Koppeling met backoffice systeem Navision;
  • Koppeling met huidige tijdsregistratiesysteem PEP en gebruik van de bestaande badge (voor de prikklok op locatie) in het voertuig;
  • Fleetmanagement mogelijkheden;
  • Automatische rittenregistratie voor de belastingdienst;
  • Track & trace van de voertuigen en toegewezen bestuurders;

Waarom heeft u gekozen voor track-and-trace van RAM Mobile Data?

Kaart SherpaDe zoektocht naar een geschikte leverancier voor ritregistratie en track & trace begon in het eigen netwerk, bij bestaande gebruikers, via de leasemaatschappij en via het internet. Uiteindelijk werden zeven leveranciers uitgenodigd. Met drie partijen werd een pilot gestart, om te achterhalen of de beloofde oplossing ook daadwerkelijk voldeed aan de eisen van Sherpa. Peer Renders en manager planning, met als specialisatie de koppeling van de IT-systemen binnen Sherpa, hebben de selectie op zich genomen. Na de pilotperiode werd uiteindelijk de keuze gemaakt voor RAM Mobile Data als een van twee overgebleven partijen.

Track-and-trace voldoet volledig aan de wensen van Sherpa

De flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid van de track-and-trace applicatie van RAM Mobile Data gaven de doorslag. De applicatie kan geheel naar de wensen van Sherpa ingericht worden. Het aanmaken van de geofences werkt zeer gemakkelijk. Denk daarbij aan een geofence om heel Nederland of om de werkgebieden van de arbeidskrachten. Wanneer het voertuig de geofence verlaat, krijgt Sherpa direct een alarm binnen. Veel papierwerk behoort tot het verleden omdat de rittenregistratie voor de belastingdienst en zeker ook de fleetmanagement module voor het onderhoud en de Apk-keuringen van het wagenpark uitkomst bieden.

Buiten Peer Renders, maakt de afdeling planning dagelijks gebruik van track-and-trace. Wanneer klanten bellen over waar de arbeidskrachten blijven, kunnen ze direct zien hoe lang ze nog onderweg zijn. Daarnaast werken de facility managers op de parken met het systeem om diverse zaken te controleren over het wel en wee van de auto’s. Bijvoorbeeld door het afspelen van een eerder genomen route.

Meten van rijgedrag en belonen

Doordat het rijgedrag van de bestuurder van de voertuigen nu ook gemeten kan worden, is het mogelijk om de goede bestuurders hiervoor te belonen en een maandelijkse vergoeding te geven. Zo kan de periodieke keuze van de bestuurders makkelijker gemaakt worden, doordat men ziet hoe er wordt gereden met het voertuig.

Wat heeft het gebruik van het systeem opgeleverd voor Sherpa tot nu toe?

Sinds track-and-trace in gebruik is genomen door Sherpa is het brandstofgebruik drastisch gedaald en worden er minder kilometers gereden dan voorheen. Ook het aantal schades is aan het teruglopen. “Wanneer er bekeuringen binnenkomen, is het gemakkelijk te achterhalen voor wie deze bestemd is. Voorheen was dat wel anders”, aldus Peer Renders.

Sherpa wagensAanzienlijke tijdsbesparing

Met de fleetmanagement module wordt aanzienlijk tijd bespaard. In één oogopslag kan Sherpa o.a. zien welke wagens onderhoud of een Apk-keuring nodig hebben. “De garage is een stuk blijer met ons, omdat ik al weken van te voren bij hun een afspraak kan maken voor auto’s die onderhoud nodig hebben. Voorheen was het wel vaker zo dat van de een op de andere dag de garage gebeld moest worden voor een spoed afspraak voor onderhoud. Bovendien hoeven de kilometerstanden niet periodiek te worden gekalibreerd door de koppeling met de CAN-bus en dus de kilometerteller in de voertuigen, wat bij andere systemen nogal eens anders is.”

Peer Renders: “Er zijn dan wel meer meldingen bijgekomen, waar wat mee moet gebeuren, maar ‘at the end’ zijn er minder uren nodig om het wagenpark goed te beheren en wordt er zelfs meer gedaan in minder tijd.”

Goede service

Peer Renders is erg te spreken over de ervaringen tot nu toe met RAM. De afdeling Customer Service is hem altijd goed van dienst, denkt mee en koppelt snel terug. “Zo was er bij een nieuwe release van track-and-trace per abuis vergeten dat het jaar 2016 een schrikkeljaar is. Kan gebeuren natuurlijk. Toen ik dit bij Customer Service meldde, werd dit dezelfde dag nog opgepakt. Prettig schakelen dus.”

Zou u RAM Mobile Data aanbevelen als mobiliteitspartner?

Peer Renders: “Ja, ik zou RAM Mobile Data zeker aanbevelen als mobiliteitspartner. Sterker nog, ik heb RAM al enkele malen aanbevolen bij enkele van mijn contacten. Deze waren zelf op zoek naar een goed systeem voor hun wagenpark. Gezien de veelzijdigheid van het systeem en de service die geleverd wordt, kon ik RAM met een gerust hart aanbevelen”.